7 passos para aprimorar a comunicação e construir relacionamentos positivos na sua empresa | Espiritualidade nos Negócios

7 passos para aprimorar a comunicação e construir relacionamentos positivos na sua empresa

Praticar uma comunicação eficiente é hoje um dos maiores desafios, se não o principal, das organizações. Trata-se de um pilar fundamental ao sucesso de qualquer empresa, principalmente às que pretendem exercer uma gestão espiritualizada. Afinal, a comunicação provê os meios e as ferramentas que auxiliarão o compartilhamento de princípios, valores, visão, missão e diretrizes estratégicas entre todos os stakeholders. Sem uma comunicação eficiente e multidirecional, cada um rema para um lado e a empresa não sai do lugar.

Fazer com que a comunicação chegue ao devido receptor e garantir a decodificação correta desta mensagem, por sua vez, consiste em tarefa extremamente árdua, na maioria das vezes praticada sem sucesso. Uma pesquisa realizada em 2009 pelo Grupo DMRH, a pedido da revista Você S/A, constatou que 47,9% dos profissionais brasileiros estão insatisfeitos com a qualidade da comunicação no ambiente de trabalho.

Os pesquisadores ouviram 1.300 analistas, coordenadores, supervisores, gerentes e diretores de diversas empresas. Um dado muito grave revelado pelo estudo é que entre os analistas – na base operacional das empresas, ou seja, os funcionários que fazem a coisa acontecer na prática –, 60% não têm clareza sobre as metas de curto prazo. Em outras palavras, trabalham com o piloto-automático ligado, sem compreender o propósito e o impacto do seu trabalho. Se a maioria já não sabe dizer quais são suas metas, pressupõe-se afirmar que poucos também devem ter capacidade de processar significados quanto à finalidade do serviço que executam, tampouco devem reconhecer-se em sua própria obra, condição essencial para a empresa espiritualizada.

comunicação3

A deficiência da comunicação não está localizada apenas na base da pirâmide. Também atinge supervisores (52% não entendem as metas), gerentes (38% não entendem as metas) e até mesmo diretores (32% não entendem as metas). A partir deste cenário, verifica-se que o “telefone sem fio” diminui conforme subimos os degraus do quadro hierárquico da empresa. No entanto, se o entendimento de metas e informações é maior no topo da pirâmide, isto de forma alguma exime diretores e demais executivos da causa do problema. Muito pelo contrário. Principalmente quando constatamos que a disseminação da informação geralmente é descendente e vertical, ou seja, acontece de cima para baixo. Entre as 150 melhores empresas do País para se trabalhar, 97% disseminam suas estratégias por meios dos líderes. Se os subordinados não estão entendo aquilo que o líder está dizendo, a culpa não é de quem está ouvindo, mas de quem está emitindo a mensagem.

Um outro estudo realizado nos EUA em 2001 corrobora estes resultados e mostra que a comunicação é de fato um problema universal. Após avaliar 20 mil entrevistas de demissões, os pesquisadores concluíram que a razão número um pela qual as pessoas deixam um emprego deve-se ao “comportamento deficiente da supervisão”. Um dos fatores mais citados para esta “deficiência” foi a inabilidade da comunicação por parte das lideranças.

Estes dados nos mostram que muitos líderes não estão preparados para comunicar informações consideradas estratégicas pela companhia. Isto acontece porque a maioria das lideranças não enxerga a comunicação como uma responsabilidade direta em meio ao seu rol de deveres e obrigações para com os subordinados e a companhia. Outros simplesmente não estão preparados ou têm grandes problemas para se relacionar com outras pessoas. Para grande parte dos executivos e líderes empresariais, se a comunicação vai mal na empresa, a culpa é do departamento de Comunicação da empresa. É a mesma coisa que culpar o departamento de Custos pelo aumento de despesas na corporação. Cabe ao pofissional especializado em comunicação analisar o problema, propor soluções e ferramentas que funcionem como veículos funcionais para que a mensagem seja entregue ao seu destinatário. Além de indicar caminhos, o especialista em comunicação pode também trabalhar ou codificar a mensagem institucional, de forma que as pessoas compreendam o que está sendo dito. Todo este movimento de nada adianta, entretanto, se a liderança não fizer a sua parte, tornando a comunicação algo habitual, uma rotina no ambiente de trabalho. Mais do que falar, é preciso ter disposição para obter feedbacks constantes, se interessar de verdade pelo o que a equipe tem a dizer.

A comunicação eficiente acontece somente quando o receptor da mensagem compreende a mensagem que estamos emitindo. As pessoas entendem o que você diz? Esta é uma reflexão que devemos fazer a todo momento, afinal, a comunicação eficiente é responsabilidade de todos os profissionais que atuam na empresa.

comunicação4

A alta competitividade e o ambiente de trabalho carregado de emoções tóxicas que encontramos em algumas empresas também atrapalham (e muito) a comunicação. Com medo de que alguém “puxe seu tapete” ou mesmo para demonstrar “poder” aos subordinados, muitos profissionais preferem sonegar informações. O profissional que retém a informação somente para si tem medo que alguém da sua equipe utilize esta informação melhor do que ele, tirando assim seus holofotes e o “suposto controle” da situação. O problema deste tipo de comportamento é que normalmente, muitas informações, principalmente as mais polêmicas e “sigilosas”, correm pelos corredores da empresa na mesma velocidade que fogo em rastro de pólvora. Quando o líder sonega informações, muito provavelmente seus subordinados terão acesso a esta informação mais cedo ou mais tarde. O problema é “como” esta informação chegará aos ouvidos do funcionário. Quem conta um conto aumenta um ponto. Quando isto acontece, o líder retém em suas mãos não apenas a informação que sonegou, mas também um abacaxi grande e cheio de espinhos para descascar.

Estudos apontam que os principais problemas de comunicação nas empresas têm como principais causas a avalanche de informações com as quais as lideranças têm que lidar no dia a dia, as constantes mudanças estratégicas da empresa, o longo caminho que a mensagem percorre até chegar ao analista, o fato de a “rádio-peão” ser muito mais rápida que o gestor na hora de disseminar uma notícia, a falta de objetividade na hora de comunicar, e a existência de líderes que sonegam informações ou que comunicam notícias a conta-gotas. A boa notícia é que existe remédio para todos estes sintomas:

1. Não enrole, seja objetivo e vá direto ao ponto
Não seja prolixo, evite o preciosismo e o excesso de detalhes na hora de comunicar algo, principalmente quando se tratar de um novo plano ou ideia apresentada a alguma liderança ou alto executivo da empresa. Os gestores costumam ser impacientes, além de ter pouco tempo na agenda. Nestes momentos, o melhor recurso é ir direto ao ponto, ou seja, ressaltar os benefícios que a proposta traz à empresa. Falar pouco e ser objetivo em uma reunião é uma habilidade que precisa ser desenvolvida. Algumas empresas costumam realizar diariamente reuniões rápidas em pé, de 10 a 15 minutos, no máximo. É uma forma de manter a equipe conectada, sem perder tempo e o foco na pauta. Ao comparar a eficácia da comunicação entre grupos de pessoas que realizam reuniões em pé e grupos que faziam as reuniões sentados, pesquisadores observaram que os grupos em pé levavam 34% menos tempo para tomar uma decisão necessária em relação ao outro grupo, sem diferenças significativas na qualidade da decisão tomada. A vantagem destas reuniões rápidas é que o gestor consegue manter sua equipe sempre antenada com tudo de importante que acontece na empresa e no setor, esvaziando com isso o repertório de notícias da “rádio-peão” que circula pelos corredores e refeitório da organização.

2. Seja claro e transparente
É preciso adequar a mensagem sempre ao público-alvo, de forma que as pessoas entendam o que você está falando. Nestas horas, é bom evitar palavras difíceis com as quais o público-alvo não está habituado a utilizar em seu repertório tradicional, bem como a utilização de gírias. Transparência é a palavra da ordem quando o gestor precisa comunicar principalmente notícias ruins, como demissões, por exemplo. Em momentos de crise, é preciso jogar limpo com o público interno da corporação, dizer de uma vez o que e quando as coisas acontecerão, de forma que os funcionários possam se preparar e se adequar às novas situações. Trata-se de uma questão também de princípios e respeito em relação ao funcionário. Se uma pessoa vai ser demitida, é direito dela ser a primeira pessoa a saber e com o máximo de antecedência possível, de forma que ela possa reorganizar sua vida. Existem casos, por exemplo, em que todos sabem que uma pessoa vai ser demitida, menos o verdadeiro interessado, que acaba recebendo a notícia por intermédio de um colega. Ou então casos de pessoas que são demitidas tão logo retornam de suas férias, período em que se encontram endividadas com gastos de viagens e compras. A falta de tansparência também faz com que os maus chefes deem notícias a contas-gotas. Justamente por não compreender a dimensão real do problema é que os boatos e as fofocas têm início, trazendo um enorme mal às corporações.

3. Saber ouvir é primordial
Antes de falar, precisamos aprender a ouvir. Apesar de termos duas orelhas e apenas uma boca, estamos muito mais acostumados a falar do que a ouvir. Ouvir significa desenvolver um interesse verdadeiro pelas outras pessoas, por aquilo que elas têm a dizer e contribuir. Significa que damos importância para aquilo que elas têm a dizer, que nos importamos com elas. Ouvir, no entanto, requer treinamento e policiamento constante. Antes de mais nada, é preciso deixar a pessoa concluir a mensagem, sem interrupções ao que está sendo dito. Da mesma forma, é preciso evitar os “pré-julgamentos” e “pré-conceitos”, que normalmente nos impelem a interromper o discurso. Caso o discurso seja muito demorado, convém anotar os pontos sobre os quais você discorda ou tem interesse em comentar. As anotações ajudam a retomar os pontos essenciais da mensagem na hora do seu discurso. Ao ouvir uma pessoa, deixe de lado vícios que possam comprometer o entendimento da mensagem.

4. Sempre releia suas mensagens escritas antes de enviar algum comunicado por e-mail
A forma como escrevemos difere bastante em contexto e gramática da maneira como nos expressamos verbalmente. Quando simplesmente falamos, nosso olhar, expressão e toda a nossa linguagem corporal criam um contexto e contribuem diretamente para que o receptor entenda a mensagem que queremos transmitir. Quando o receptor lê a mesma mensagem no papel ou na tela do computador, ele tem à disposição apenas as palavras e a estrutura da mensagem que você escreveu. Isto pode gerar infinitas possibilidades de entendimento e interpretação para um único texto. Por isto é importante ler e reler com atenção a mensagem escrita antes de enviá-la. Se puder pedir a opinião de uma terceira pessoa, melhor ainda. Nestas horas, um olhar externo e isento sempre traz boas contribuições e nos ajuda a enxergar falhas e correções que passaram despercebidas.

Collage of young business  woman's  different facial expressions

5. Cuidado com o seu corpo, pois ele também fala!
Aliás, fala muito mais do você imagina. Nós nos comunicamos por meio do tom da nossa fala, assim como por meio da postura, gestos e expressões do nosso corpo no momento da emissão da mensagem. Existem formas e formas de dizer “bom dia”. Embora as palavras sejam as mesmas, o significado pode mudar completamente caso eu diga a mensagem de maneira cínica, provocativa, verdadeira, esboçando dúvida etc. Este significado, ou percepção que o receptor terá sobre o que está sendo dito, será definido pela tonalidade e impostação da minha voz ao expressar a mensagem, assim como pelo meu gestual. Estudos demonstram que 55% do impacto daquilo que queremos comunicar é determinado pela linguagem corporal (postura, gestos e contato visual), 38% pelo tom da voz e apenas 7% pelo conteúdo da mensagem, ou seja, as palavras por si só dizem muito pouco ou aferem pouco significado à comunicação verbal.

6. Recado dado… alguém entendeu o que você disse?
A comunicação não termina tão logo você “entrega” a mensagem! Em meios a tantos ruídos (internos e externos), será que pessoa conseguiu decodificar exatamente a mensagem que você intencionava compartilhar? É preciso criar mecanismos que possibilitem mensurar o retorno sobre o entendimento da informação. Em raros casos, este feedback é espontâneo. Geralmente acontece apenas quando a pessoa não entende nada mesmo, apesar que poucas são as pessoas que procuram admitir a falha no entendimento, com receio de serem taxadas de “burras”. Em decorrência disto, é preciso que o transmissor da mensagem procure sempre se certificar se o receptor realmente compreendeu o conteúdo da mensagem. Devemos lembrar sempre que o significado da comunicação é a reação obtida pelo ouvinte. E que para “influenciar” pessoas devemos criar empatia com o público-alvo, entrar em sintonia e construir uma relação de confiança com as pessoas com quem desejamos nos relacionar. Lembre-se: nosso comportamento é gerado pelas reações internas àquilo que vemos e ouvimos. É importante entender como estas reações funcionam dentro do nosso corpo, de forma que possamos aprender a ter maior controle sobre nossas emoções, e uma noção melhor dos elementos que devemos utilizar no momento de nos comunicarmos com outras pessoas.

7. Evite a fofoca e os boatos
Embora não percebamos isto tão facilmente, a fala é tão contundente quanto uma ação física concreta. As consequências de uma calúnia, difamação ou informação de ordem negativa muitas vezes se somatizam e tomam a forma de traumas psicológicos e doenças no corpo físico. Não à toa, a maioria das tradições espiritualistas valorizam tanto a prática do silêncio e da meditação. Quando não temos nada importante ou bom a dizer, melhor não dizer nada! A fofoca e os boatos disseminados de maneira irresponsável dentro do ambiente de trabalho trazem diversos malefícios para a empresa e funcionários, contribuem para um clima tóxico e carregado de negatividade, que se reflete em falta de colaboração e queda de produtividade. A maledicência envolve energias negativas que terminam por ressoar dentro de nós, na vibração de nossas células e do nosso espírito, contaminando todos a nossa volta. Além de atrair, enviamos também esta mesma negatividade para a pessoa sobre a qual estamos falando mal. Trata-se de um hábito compulsivo que depende de auto-observação contínua para ser modificado. Uma solução para a mudança deste comportamento negativo é colocar sempre em uso as “três peneiras de Sócrates”. Reza a lenda que certa vez, uma pessoa procurou o filósofo para lhe contar uma notícia urgente. Ao que Sócrates respondeu: “me conte apenas se a notícia passar pelo teste das três peneiras. A primeira é a verdade. Você tem certeza que o que vai me contar aconteceu de verdade? A segunda é a bondade. O que está prestes a me contar é ago bom? Por fim, o que você quer me dizer realmente é útil para mim?”. Após o indivíduo responder em negativa às três perguntas de Sócrates, o filósofo retrucou: “Se o que você tem para me dizer não é verdadeiro, não é bom e não é útil, para que me contar então?”. Peneiras e filtros inibem impurezas, mesmo aquelas que nossos olhos não conseguem ver.

comunicação2

“A palavra é metade de quem a pronuncia, metade de quem a escuta.”
Michel de Montaigne

Autor: Fernando Ferragino

Compartilhe

Deixe um comentário

Seu e-mail não será publicado.


*